神仙、老虎、狗

   

圖片中三份研究報告的「附件資料」，少了一份「班隊電腦化」實務經驗談

民國78年三軍大學得獎的「電腦化實務研究」心得報告

無意中翻出一份民國78年得獎的研究報告附件， 當年「海軍上校班主任」私下告知，原本這份研究報告「評核投票」為第一名，但無奈學校所屬的五大單位中，四大單位主官都是「中將官階」，唯獨我們單位主官是「上校官階」。因此第一、二名，不是少將就是上校，承辦單位給你第三名和三千元獎金，可以知足了。

如今再看這份資料，回想那個 DOS 的年代中，沒有 Windows 與 Microsoft Office ，反倒是幫了我的大忙；因為從「上尉」到「中校」的軍職期間，「自習學電腦」長達七年，而第一個電腦認知是從「資料庫」軟體開始，而非「文書編輯器」軟體。因為「資料庫」會幫我分析資料後，產生文字報表。而不是用「人腦」分析與「計算機」加減乘除後，再使用「Word」編輯打印出來。

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電腦化可行性之研究與推行實務經驗談

壹、前言。

貳、推行之動機、目的與方式。

參、推行方法、過程與現況。

肆、爾後發展。

伍、實施心得與體認。

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壹、前言：

電腦使用率的普及，節約了許多文書工作的處理，甚而造就了資訊時代的來臨。然而我國軍大部分的單位，畏懼「電腦術語」，意識中徬徨於「何種電腦型式最佳」，始終無法決定自己的需求；部分的專家，在不斷的硬體形式更迭中，舉棋不定。事實上是否如此呢？有一本名為「親近電腦」一書中有一段話：「有些人四處散播許多『電腦術語』，我卻覺得電腦術語真是無聊透頂的是。電腦專家競相在傳播媒體上大作文章，指導人們變得通曉電腦術語。你既痛苦又遲緩的學會了電腦專有名詞，其實你完全不必知道在電腦主機裡令人發瘋的複雜理論，你也不需要知道哪些電腦術語，就拿汽車、電視、機洗衣機為例，很少有人真正瞭解這些現代科技的奇蹟是怎麼發生的，但是我們不會因此就不去使用這些科技產品，如今電腦也是同樣情形。」



請注意回答以下三個問題：

問題一：
我個人英文程度不佳、電腦程式語言不懂、又沒有時間接受訓練，但是我卻希望在幾天內僅憑「操作說明書」就能獨自上機操作中文個人電腦(輸入、輸出、列印報表)，請問可能嗎？

問題二：
本單位添購個人電腦後，卻因經費限制、無力一再負擔各項軟體設計費(業務不同程式，設計也不同)；且無法更改人員編制增加程式設計師，而自選自訓的成效也不彰；目前電腦只發揮了10%的功能，比預期的目標差的一大截，請問該如何補助？

問題三：
個人花費了3萬多台幣，購買了一部個人電腦，操作了一個多月後才發現該機為「陽春形幾種」，只能操作程式語言與遊戲軟體；因此目前只好擺設在孩子房間內，供其「娛樂」，和「炫耀」用(親朋好友來家玩的時候)，與本人當初之構想完全脫節！請問要增添哪些硬、軟體？就可以使該電腦協助家中每一份子處理個人的事物？

處理方式：
一、以起上三個問解答案請詳閱本文
二、以下就是個人從未接受過電腦教育的情況下，運用兩張套裝軟體(中文PSS、報表檔)，試驗性的推行「業務電腦化」之經驗談，供同仁們參考考。

貳、推行之動機、目的與方式：

一、推行業務電腦化的動機：
個人因業物關係，承辦中心的「學籍業務」，經常為了「學籍資料」的查詢、彙整、呈報，而必須和幾個大鐵櫃的資料，奮鬥的「人仰馬翻」！而往往為了查詢少數人員的資料，必須動員全組的人力，花上兩、三個小時的時間來翻箱倒櫃的。而畢業班次的成績計算，在統計完畢後，也必須請同事們協助「排績序」和再三的核算。雖然是如此的謹慎，但還是無法避免人為的錯誤和延遲。因此在這種情況下，個人開始考量「業務電腦化」之可行性？而個人因興趣使然，於四年前開始自行摸索個人電腦，四年下來對電腦資料庫略有所通。

二、推行業務電腦化的目的：
1.「快速」、「正確」的處理學籍資料與成績計算、排序等業務。
2.提升中心整體管理之資訊觀念。
3.自我挑戰、成長、突破、肯定。



三、推行業務電腦化之方式：
個人經多方考量後決定了推行的方法如下表「簽呈單」。



簽呈    民國77年2月2號

主旨：
職願無條件提供個人電腦工教務處適用案簽請核示

說明：
一、職於四年前自費購置了一部八位元個人電腦，研究、處理繁雜性之事務；截至目前為止，可協助處理之業務如下：年籍測、公文管理、業務管制、學籍管理、成績核算、績序排定、經費管制、鐘點費結算、備忘錄、通訊 錄....等工作。
二、職願意無條件提供該台電腦給中心教務處試用，期從試用中全盤考量電腦之保管、管制、操作、及適合中心之硬、軟體實務經驗，俾供中心而後購置電腦及「業務電腦化」之參考。
三、職所使用之機型，雖屬舊機種，但操作簡單學習容易，不需要了解程式語言的情況下，只要參照軟體說明書，短期內即可操作自如。
四、本案先行敬會監察官與保防官，請其就職務立場提供意見。

擬辦：
一、請準予實施。
二、使用紀律暫定如下：
1.本案之電腦不得處理「密級」以上資料，並請保密軍官每日檢查，保防官不定時抽查。
2.各「業務磁碟片」由承辦人自行保管，操作時必須在組長監督範圍內實施。
三、該機建議放置於教務處辦公室，以利運管制與教學。
四、請行政室提供一套桌椅供電腦含週邊設備安裝。
五、請鑒核。

參、推行方法、過程與現況：

一、推行計畫區分為三個階段實施：
(一)第一階段：「操作訓練」。   所需時間：兩週。
1.科      目：(1)基本電腦訓練。(2)套裝軟體訓練。
2.電腦機型：宏碁「小教授3號」八位元個人電腦。
3.漢      卡：仲鼎漢卡。
4.印表機型：Esprint。
5.軟      體：彗星公司(1)「中文PFS」。(2)「報表檔」。
(二)第二階段：「模擬模式」。    所需時間：六個月。
以套裝軟體試行業務電腦化(作業系統是自動載入的形式)，使每位參謀都能熟練資料的輸入及結果的獲得，
(三)第三階段：「中心業務全面電腦化」。  所需時間：三個月。
1.系統分析。
2.系統設計。
3.章案申請經費購買電腦及週邊設備。
4.程式設計。
二、第一階段推展過程如下表：



三、第二階段推展過程如下表：



四、現況及電腦化前、後之效益比較：
目前所實施的方式是，同事提出需求標準，我則考量電腦軟體功能、限制因素、列印方式等問題，設計完成表格化之檔案報表、計算公式、列印指令後，再交由對方自行建檔(輸入)、列表(輸出)。
目前經電腦協助，試行處理的部分教務業務，其與過去之效益比較如下表：







肆、爾後發展：

本案推行方法的第三階段目標為，「中心業務全面電腦化」。欲達成目標其重要的條件是，「中心各組、室業務電腦化」。然後目前進度侷限於於本人擁有之八位元個人電腦，固有窒礙。不過依照上述之演進模式，對國軍採行制式電腦硬體後，當可事半功倍。
以下為本中心業務全面電腦化之實施大要：

 

以上各階段若執行順利，則在處理各項業務上可遇見之優點如下：
1.爭取時效。
2.除存大量資料。
3.防止錯誤。
4.提高人的工作價值。
5.降低作業成本，提高工作效率。
6.提升中心整體管理之資訊觀念。
7.利於國軍整體管理資訊之推展。

伍、實施心得與體認：

電腦化是提高工作效率的最佳途徑，尤其在今天國內的電腦是如此普及的情況下，預借電腦來提高生產力應是水到渠成。但事實是否如此？答案是否定的！電腦化在國內不但不易而且困難重重，失敗的例子比比皆是。最主要的因素是不會也不懂得選擇適用的「套裝軟體」，而一昧的去依靠程式設計師設計軟體，軟體設計是一件異常耗時費力又費用昂貴的工作，往往電腦化以後常會發現與原人工作業方式及流程不盡相同，或與想像中的需求有差距，而需要更改軟體設計。因此以下幾項個人的體認，願對各級教務單位在資訊應用方面有所助益。



一、使用一張「整合性的套裝軟體」：
在市面發送的「中文資料庫管理軟體」，其最初的設計目的就是整合了國內外各種套裝軟體的優點，使普通人不必費太多時間學習就可靈活運用。而在其使用過程中，用循善誘的方式讓使用者自然而然的一步步去了解它，而輕易地規劃出符合自己業務上所需的「應用系統」。如此一來，一個單元的辦公室可能成為一個電子工作站，不但加速資料文件的準備、處理、儲存和擷取，同時也暢通組織內、組織與組織間的資訊管道，增進人與人之間的溝通，而其最終目的是在增進辦公室人員的生產力。「『買硬體體送軟體』的時代已經過去了，現在是『買軟體送硬體』的時代了」。

二、主動運用(要求)「資訊部門」協助處理業務：
個人不懂電腦並不重要，重要的是「要會向資訊部門提出需求(查詢)」，輸出標準由你決定。根據個人的業務經驗，絕大部分的人事部門參謀都不知道也不懂得運用自己單位的「資訊部門」來協助請迅速的處理繁雜的人事資料，而都是責成下級或自行翻箱倒櫃的調後，再行整理、分類、抄寫、打印、裝訂，忙得人仰馬翻；真是浪費時間又浪費人力！而懂得運用「資訊部門」的，最多只要三十分鐘的時間，就完成了相同的工作，而準確性也較高。「資訊時代，工作不在標榜勤奮，卻注重有效益的工作」！

三、電腦「查核制度」的建立：
目前各院皆考慮使用個人電腦來協助處理「學籍資料」，其理由不外乎「速度快」與「準確性高」。然而程式的設計和資料的輸入都是人為的，既然是人為的，就會產生「有意」或「無意」的錯誤，因此就必須有因應的查核制度。詳細的查核方式可參考各大專院校、銀行、農會的「電腦管理法規」訂定。以我個人的經驗而言，則有以下之意見：
1.團體本身要能夠自動登入電腦開機、關機的時間，使用者為何人？登入或查詢過何種資料？而後定時將紀錄呈報有關部門，並隨時自我檢查及接受上級抽查。
2.在主官(管)的辦公室內裝設一部「顯示器」(配有鑰匙開關)與主機連線，如此一來可隨時查核主要主機使用狀況。而該線路必須管線化，並經常檢查。
3.主官(管)要經常不定時的抽查所輸入的資料正確與否。(範例：學生成績管理系統程式架構)





四、各級的保防、監察幹部應優先安排接受各電腦班次的訓練。

五、在國軍尚未全面電腦化的情況下，當務之急是電腦教育，但是在各種的因素限制下而有無法普及；但卻是必須即早投入並持續進行的工作。因此個人建議於校區內的特定場所裝設軟體功能不同的個人電腦，供教職學官使用，以利國軍整體管理資訊之推展。
茲將建議的事項列表如下：





其後筆者「少校佔中校缺」擔任學員隊中隊長，而學員為三軍男女軍官、公教人員、情治單位及警務單位所組成，受訓期間只要通過語文鑑定考試及學校考核後、即可依據軍售班次所需，隨時出國受訓。而筆者調任前，各學員中隊曾為國防部業管部門糾舉「學員於上課時間進出證券場所」。

因此筆者就職時壓力頗大，在幾經斟酌後決定厲行「加扣分制度」，並使用電腦「資料庫軟體」登錄管理〈當時為DOS系統，視窗作業系統坊間尚未推出〉，初期學員反彈頗大，認為怎麼可以使用「電腦打考核」！但是其後卻發現所有的考核均依據「公佈」之加扣分事實的「簽名」資料、獎懲紀錄、請假紀錄等「公開作業」，而並無筆者個人之「好惡意見」。而且公佈之資料係依當事人與自治幹部的認可簽字，因此頗受絕大多數平日本份之同學的歡迎，但是各軍種的明星人物卻對筆者痛恨有加！

某日，國安單位急需徵調人員，在眾目睽睽之下，筆者使用電腦調出報名者之「加扣分表」交由該部承辦單位，該承辦單位要求我寫「綜合評語」，但為筆者所婉拒。理由係：「該等資料無筆者個人之印象分數，皆係依據當事人之日常生活點滴所登錄，請貴部自行依據登錄之事實去評斷決定合適之人選。」

憑心而論，該項加扣分彙總排序後，就連筆者自己都非常驚訝！為何平日「印象分數」頗佳之學員，在加扣分評比中卻「落差」頗大，特別是在試算表的「網狀圖」或「圓形圖」中，考核的優缺點可說是一目瞭然。顯見「考核方法」之重要性！



因軍官學員資料屬「密級」不得公開， 故用筆者於民間企業的Excel樞紐分析表製作的「績效考核表」當範例。



其後筆者因任務關係，奉命代理三個中隊的中隊長〈而該單位僅有四個學員中隊〉並兼管女性學員宿舍一職、且繼續協助該單位電腦化事宜。而最特殊的是，筆者是該「語文中心」內，唯一無語文畢業班次學歷及語文專長的一位。

該項領導統御的歷練，也成功地造就了筆者於金門「營長」任期屆滿後，調任金防部「資訊中心主任」，並於「上校軍階」退伍翌日，即能順利轉業民間企業的管理能力與自信。



任職金防部資訊中心「中校主任」時的同事合照。

附註：
一、圖片部分是摘錄洪魁東著「16位元電腦入門及BASIC」
二、本文寫於民國78年，當時係使用「文書處理機」完成(如下圖)。



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當年「彩色投影片」與「彩色列表機」規格特殊且價昂，因此一般都購買「黑白投影片」與「黑色列表機」，講究者於打印後再用彩色筆描繪。



延伸閱讀：
「電腦化」的「目的」為何？
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動員 e 化作為與管理
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