電腦化   

圖片中三份研究報告的「附件資料」,少了一份「班隊電腦化」實務經驗談

民國78年三軍大學得獎的「電腦化實務研究」心得報告


無意中翻出一份民國78年得獎的研究報告附件, 當年「海軍上校班主任」私下告知,原本這份研究報告「評核投票」為第一名,但無奈學校所屬的五大單位中,四大單位主官都是「中將官階」,唯獨我們單位主官是「上校官階」。因此第一、二名,不是少將就是上校,承辦單位給你第三名和三千元獎金,可以知足了。

如今再看這份資料,回想那個 DOS 的年代中,沒有 Windows 與 Microsoft Office ,反倒是幫了我的大忙;因為從「上尉」到「中校」的軍職期間,「自習學電腦」長達七年,而第一個電腦認知是從「資料庫」軟體開始,而非「文書編輯器」軟體。因為「資料庫」會幫我分析資料後,產生文字報表。而不是用「人腦」分析與「計算機」加減乘除後,再使用「Word」編輯打印出來。

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電腦化可行性之研究與推行實務經驗談

壹、前言。

貳、推行之動機、目的與方式。

參、推行方法、過程與現況。

肆、爾後發展。

伍、實施心得與體認。

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壹、前言:

電腦使用率的普及,節約了許多文書工作的處理,甚而造就了資訊時代的來臨。然而我國軍大部分的單位,畏懼「電腦術語」,意識中徬徨於「何種電腦型式最佳」,始終無法決定自己的需求;部分的專家,在不斷的硬體形式更迭中,舉棋不定。事實上是否如此呢?有一本名為「親近電腦」一書中有一段話:「有些人四處散播許多電腦術語』,我卻覺得電腦術語真是無聊透頂的是。電腦專家競相在傳播媒體上大作文章,指導人們變得通曉電腦術語。你既痛苦又遲緩的學會了電腦專有名詞,其實你完全不必知道在電腦主機裡令人發瘋的複雜理論,你也不需要知道哪些電腦術語,就拿汽車、電視、機洗衣機為例,很少有人真正瞭解這些現代科技的奇蹟是怎麼發生的,但是我們不會因此就不去使用這些科技產品,如今電腦也是同樣情形。」

電腦化1

請注意回答以下三個問題:

問題一:
我個人英文程度不佳、電腦程式語言不懂、又沒有時間接受訓練,但是我卻希望在幾天內僅憑「操作說明書」就能獨自上機操作中文個人電腦(輸入、輸出、列印報表),請問可能嗎?

問題二:
本單位添購個人電腦後,卻因經費限制、無力一再負擔各項軟體設計費(業務不同程式,設計也不同);且無法更改人員編制增加程式設計師,而自選自訓的成效也不彰;目前電腦只發揮了10%的功能,比預期的目標差的一大截,請問該如何補助?

問題三:
個人花費了3萬多台幣,購買了一部個人電腦,操作了一個多月後才發現該機為「陽春形幾種」,只能操作程式語言與遊戲軟體;因此目前只好擺設在孩子房間內,供其「娛樂」,和「炫耀」用(親朋好友來家玩的時候),與本人當初之構想完全脫節!請問要增添哪些硬、軟體?就可以使該電腦協助家中每一份子處理個人的事物?

處理方式:
一、以起上三個問解答案請詳閱本文
二、以下就是個人從未接受過電腦教育的情況下,運用兩張套裝軟體(中文PSS、報表檔),試驗性的推行「業務電腦化」之經驗談,供同仁們參考考。

貳、推行之動機、目的與方式:

一、推行業務電腦化的動機:
個人因業物關係,承辦中心的「學籍業務」,經常為了「學籍資料」的查詢、彙整、呈報,而必須和幾個大鐵櫃的資料,奮鬥的「人仰馬翻」!而往往為了查詢少數人員的資料,必須動員全組的人力,花上兩、三個小時的時間來翻箱倒櫃的。而畢業班次的成績計算,在統計完畢後,也必須請同事們協助「排績序」和再三的核算。雖然是如此的謹慎,但還是無法避免人為的錯誤和延遲。因此在這種情況下,個人開始考量「業務電腦化」之可行性?而個人因興趣使然,於四年前開始自行摸索個人電腦,四年下來對電腦資料庫略有所通。

二、推行業務電腦化的目的:
1.「快速」、「正確」的處理學籍資料與成績計算、排序等業務。
2.提升中心整體管理之資訊觀念。
3.自我挑戰、成長、突破、肯定。

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三、推行業務電腦化之方式:
個人經多方考量後決定了推行的方法如下表「簽呈單」。

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簽呈   
民國77年2月2號

主旨
職願無條件提供個人電腦工教務處適用案簽請核示

說明
一、職於四年前自費購置了一部八位元個人電腦,研究、處理繁雜性之事務;截至目前為止,可協助處理之業務如下:年籍測、公文管理、業務管制、學籍管理、成績核算、績序排定、經費管制、鐘點費結算、備忘錄、通訊 錄....等工作。
二、職願意無條件提供該台電腦給中心教務處試用,期從試用中全盤考量電腦之保管、管制、操作、及適合中心之硬、軟體實務經驗,俾供中心而後購置電腦及「業務電腦化」之參考。
三、職所使用之機型,雖屬舊機種,但操作簡單學習容易,不需要了解程式語言的情況下,只要參照軟體說明書,短期內即可操作自如。
四、本案先行敬會監察官保防官,請其就職務立場提供意見。

擬辦
一、請準予實施。
二、使用紀律暫定如下:
1.本案之電腦不得處理「密級」以上資料,並請保密軍官每日檢查,保防官不定時抽查。
2.各「業務磁碟片」由承辦人自行保管,操作時必須在組長監督範圍內實施。
三、該機建議放置於教務處辦公室,以利運管制與教學。
四、請行政室提供一套桌椅供電腦含週邊設備安裝。
五、請鑒核。

參、推行方法、過程與現況:

一、推行計畫區分為三個階段實施:
(一)第一階段:「操作訓練」。   所需時間:兩週。
1.科      目:(1)基本電腦訓練。(2)套裝軟體訓練。
2.電腦機型:宏碁「小教授3號」八位元個人電腦。
3.漢      卡:仲鼎漢卡。
4.印表機型:Esprint。
5.軟      體:彗星公司(1)「中文PFS」。(2)「報表檔」。
(二)第二階段:「模擬模式」。    所需時間:六個月。
以套裝軟體試行業務電腦化(作業系統是自動載入的形式),使每位參謀都能熟練資料的輸入及結果的獲得,
(三)第三階段:「中心業務全面電腦化」。  所需時間:三個月。
1.系統分析。
2.系統設計。
3.章案申請經費購買電腦及週邊設備。
4.程式設計。
二、第一階段推展過程如下表:

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三、第二階段推展過程如下表:

電腦化3

四、現況及電腦化前、後之效益比較:
目前所實施的方式是,同事提出需求標準,我則考量電腦軟體功能、限制因素、列印方式等問題,設計完成表格化之檔案報表、計算公式、列印指令後,再交由對方自行建檔(輸入)、列表(輸出)。
目前經電腦協助,試行處理的部分教務業務,其與過去之效益比較如下表:

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肆、爾後發展:

本案推行方法的第三階段目標為,「中心業務全面電腦化」。欲達成目標其重要的條件是,中心各組、室業務電腦化」。然後目前進度侷限於於本人擁有之八位元個人電腦,固有窒礙。不過依照上述之演進模式,對國軍採行制式電腦硬體後,當可事半功倍。
以下為本中心業務全面電腦化之實施大要:

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以上各階段若執行順利,則在處理各項業務上可遇見之優點如下:
1.爭取時效。
2.除存大量資料。
3.防止錯誤。
4.提高人的工作價值。
5.降低作業成本,提高工作效率。
6.提升中心整體管理之資訊觀念。
7.利於國軍整體管理資訊之推展。

伍、實施心得與體認:

電腦化是提高工作效率的最佳途徑,尤其在今天國內的電腦是如此普及的情況下,預借電腦來提高生產力應是水到渠成。但事實是否如此?答案是否定的!電腦化在國內不但不易而且困難重重,失敗的例子比比皆是。最主要的因素是不會也不懂得選擇適用的套裝軟體」,而一昧的去依靠程式設計師設計軟體,軟體設計是一件異常耗時費力又費用昂貴的工作,往往電腦化以後常會發現與原人工作業方式及流程不盡相同,或與想像中的需求有差距,而需要更改軟體設計。因此以下幾項個人的體認,願對各級教務單位在資訊應用方面有所助益。

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一、使用一張「整合性的套裝軟體」:
在市面發送的中文資料庫管理軟體」,其最初的設計目的就是整合了國內外各種套裝軟體的優點,使普通人不必費太多時間學習就可靈活運用。而在其使用過程中,用循善誘的方式讓使用者自然而然的一去了解它,而輕易地規劃出符合自己業務上所需的應用系統」。如此一來,一個單元的辦公室可能成為一個電子工作站,不但加速資料文件的準備、處理、儲存和擷取,同時也暢通組織內、組織與組織間的資訊管道,增進人與人之間的溝通,而其最終目的是在增進辦公室人員的生產力。買硬體體送軟體的時代已經過去了,現在是買軟體送硬體的時代了」。

二、主動運用(要求)「資訊部門」協助處理業務:
個人不懂電腦並不重要,重要的是要會向資訊部門提出需求(查詢)」,輸出標準由你決定。根據個人的業務經驗,絕大部分的人事部門參謀都不知道也不懂得運用自己單位的資訊部門來協助請迅速的處理繁雜的人事資料,而都是責成下級或自行翻箱倒櫃的調後,再行整理、分類、抄寫、打印、裝訂,忙得人仰馬翻;真是浪費時間又浪費人力!而懂得運用資訊部門的,最多只要三十分鐘的時間,就完成了相同的工作,而準確性也較高。
「資訊時代,工作不在標榜勤奮,卻注重有效益的工作」!

三、電腦「查核制度」的建立:
目前各院皆考慮使用個人電腦來協助處理學籍資料」,其理由不外乎速度快」與準確性高」。然而程式的設計和資料的輸入都是人為的,既然是人為的,就會產生有意」或無意的錯誤,因此就必須有因應的查核制度。詳細的查核方式可參考各大專院校、銀行、農會的電腦管理法規」訂定。以我個人的經驗而言,則有以下之意見:
1.團體本身要能夠自動登入電腦開機、關機的時間,使用者為何人?登入或查詢過何種資料?而後定時將紀錄呈報有關部門,並隨時自我檢查及接受上級抽查。
2.在主官(管)的辦公室內裝設一部顯示器(配有鑰匙開關)與主機連線,如此一來可隨時查核主要主機使用狀況。而該線路必須管線化,並經常檢查。
3.主官(管)要經常不定時的抽查所輸入的資料正確與否。(範例:學生成績管理系統程式架構)

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四、各級的保防、監察幹部應優先安排接受各電腦班次的訓練。

五、在國軍尚未全面電腦化的情況下,當務之急是電腦教育,但是在各種的因素限制下而有無法普及;但卻是必須即早投入並持續進行的工作。因此個人建議於校區內的特定場所裝設軟體功能不同的個人電腦,供教職學官使用,以利國軍整體管理資訊之推展。
茲將建議的事項列表如下:

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其後筆者少校佔中校缺擔任學員隊中隊長,而學員為三軍男女軍官、公教人員、情治單位及警務單位所組成,受訓期間只要通過語文鑑定考試及學校考核後、即可依據軍售班次所需,隨時出國受訓。而筆者調任前,各學員中隊曾為國防部業管部門糾舉學員於上課時間進出證券場所

因此筆者就職時壓力頗大,在幾經斟酌後決定厲行加扣分制度,並使用電腦資料庫軟體登錄管理〈當時為DOS系統,視窗作業系統坊間尚未推出〉,初期學員反彈頗大,認為怎麼可以使用電腦打考核!但是其後卻發現所有的考核均依據公佈之加扣分事實的簽名資料、獎懲紀錄、請假紀錄等公開作業,而並無筆者個人之好惡意見。而且公佈之資料係依當事人與自治幹部的認可簽字,因此頗受絕大多數平日本份之同學的歡迎,但是各軍種的明星人物卻對筆者痛恨有加!


某日,國安單位急需徵調人員,在眾目睽睽之下,筆者使用電腦調出報名者之加扣分表交由該部承辦單位,該承辦單位要求我寫綜合評語,但為筆者所婉拒。理由係:該等資料無筆者個人之印象分數,皆係依據當事人之日常生活點滴所登錄,請貴部自行依據登錄之事實去評斷決定合適之人選。

憑心而論,該項加扣分彙總排序後,就連筆者自己都非常驚訝!為何平日印象分數頗佳之學員,在加扣分評比中卻落差頗大,特別是在試算表的網狀圖圓形圖中,考核的優缺點可說是一目瞭然。顯見考核方法之重要性!

國軍408

因軍官學員資料屬密級」不得公開, 故用筆者於民間企業的Excel樞紐分析表製作的「績效考核表」當範例。

國軍407

其後筆者因任務關係,奉命代理三個中隊的中隊長〈而該單位僅有四個學員中隊〉並兼管女性學員宿舍一職、且繼續協助該單位電腦化事宜。而最特殊的是,筆者是該語文中心」內,唯一無語文畢業班次學歷及語文專長的一位。

該項領導統御的歷練,也成功地造就了筆者於金門「營長」任期屆滿後,調任金防部「資訊中心主任」,並於「上校軍階」退伍翌日,即能順利轉業民間企業的管理能力與自信。

資訊中心

任職金防部資訊中心「中校主任」時的同事合照。


附註:
一、圖片部分是摘錄洪魁東16位元電腦入門及BASIC
二、本文寫於民國78年,當時係使用文書處理機完成(如下圖)。

文書處理機

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投影

當年彩色投影片」與彩色列表機規格特殊且價昂,因此一般都購買黑白投影片色列表機,講究者於打印後再用彩色筆描繪。

投影機

延伸閱讀:
「電腦化」的「目的」為何?
http://chaoyisun.pixnet.net/blog/post/937626
動員 e 化作為與管理
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